Projektstrukturplan (WBS) erstellen: Anleitung mit Beispielen

Jeder Projektplan beginnt mit derselben Frage: Was muss eigentlich getan werden? Ein Projektstrukturplan (englisch Work Breakdown Structure, WBS) ist das Werkzeug, das diese Frage beantwortet. Statt mit Terminen und einem leeren Gantt-Diagramm zu beginnen, zerlegen Sie das gesamte Projekt in kleinere Arbeitsteile, bis jedes Teil klar genug ist, um es zuzuweisen, zu schätzen und zu verfolgen.

Dieser Leitfaden erklärt, was ein Projektstrukturplan ist, wie Sie ihn Schritt für Schritt aufbauen und wie er in der Praxis bei einem Bauprojekt, einem Projekt im Betrieb des Gesundheitswesens und einem Start im Kleinunternehmen aussieht. Am Ende finden Sie eine Checkliste, die Sie nutzen können, bevor Sie Ihren Projektstrukturplan in einen Terminplan überführen.

Was ist ein Projektstrukturplan (WBS)?

Ein Projektstrukturplan ist eine hierarchische Liste von allem, was ein Projekt liefern muss. Oben steht das Projekt. Darunter stehen die wichtigsten Liefergegenstände oder Phasen, und unter jedem davon kleinere Arbeitsteile, bis hinunter zu Aufgaben, die eine Person oder ein Team verantworten kann.

Zwei Gedanken machen einen Projektstrukturplan nützlich:

• Es geht um Liefergegenstände, nicht nur um Tätigkeiten. Die oberen Ebenen beschreiben Ergebnisse („Fundament“, „Mitarbeiterschulung“, „Onlineshop“), die unteren Ebenen die Arbeit, die sie hervorbringt.
• Die 100-%-Regel. Die untergeordneten Elemente eines Eintrags müssen zusammen die gesamte Arbeit dieses Eintrags ergeben, nicht mehr und nicht weniger. Was nicht im Projektstrukturplan steht, gehört nicht zum Projekt.

Die kleinsten Teile am unteren Ende eines Projektstrukturplans heißen üblicherweise Arbeitspakete. Ein gutes Arbeitspaket ist klein genug, dass Sie Dauer und Kosten mit vernünftiger Sicherheit schätzen und einen klaren Verantwortlichen benennen können.

Warum den Projektstrukturplan vor dem Terminplan erstellen?

Es ist verlockend, ein Planungswerkzeug zu öffnen und Balken zu zeichnen. Das Problem: Ein so erstellter Terminplan übersieht tendenziell Arbeit. Ein Projektstrukturplan zwingt Sie, zuerst den Umfang zu durchdenken, und das zahlt sich auf mehrere Arten aus:

• Weniger vergessene Aufgaben. Wer jeden Liefergegenstand aufschlüsselt, macht Lücken sichtbar, etwa bei Genehmigungen, Freigaben, Tests oder der Übergabe.
• Bessere Schätzungen. „Küchenschränke montieren“ lässt sich viel leichter schätzen als „die Renovierung abschließen“.
• Klare Verantwortung. Jedes Arbeitspaket lässt sich einer Person oder einem Team zuweisen, sodass nichts in einer Grauzone liegt.
• Ein übersichtlicherer Terminplan. Sobald die Arbeit aufgelistet ist, wird das Hinzufügen von Terminen, Abhängigkeiten und Meilensteinen zu einer Sortierübung statt zu einem Ratespiel.
• Leichtere Gespräche über den Umfang. Wenn ein Kunde oder Vorgesetzter etwas Neues verlangt, können Sie auf den Projektstrukturplan verweisen und besprechen, was hinzukommt.

So erstellen Sie einen Projektstrukturplan in 6 Schritten

1. Das Endergebnis festlegen

Schreiben Sie einen Satz, der beschreibt, was „fertig“ für das Projekt bedeutet. Zum Beispiel: „Eine renovierte Zwei-Bad-Wohnung, abgenommen und an den Eigentümer übergeben.“ Dieser Satz wird zur obersten Ebene Ihres Projektstrukturplans und verankert die Gliederung an einem realen Ergebnis.

2. Entscheiden, wie die erste Ebene gegliedert wird

Es gibt zwei gängige Arten, Ebene eins zu ordnen:

• Nach Liefergegenständen: die wichtigsten Dinge, die Sie übergeben (Rohbau, Elektro, Sanitär, Ausbau).
• Nach Phasen: die Abschnitte des Projekts (Planung, Vorbereitung, Ausführung, Abschluss).

Beides funktioniert. Wählen Sie die Denkweise, in der Ihr Team ohnehin arbeitet. Teams auf der Baustelle bevorzugen oft Liefergegenstände oder Gewerkepakete, während Büroprojekte sich nach Phasen oft besser lesen. Vermeiden Sie nur, beide Stile auf derselben Ebene zu mischen, denn dort schleichen sich Überschneidungen und Lücken ein.

3. Jeden Eintrag aufschlüsseln, bis er handhabbar ist

Nehmen Sie jeden Eintrag der ersten Ebene und fragen Sie: „Was muss geschehen, damit das abgeschlossen ist?“ Schreiben Sie die Antworten als nächste Ebene auf. Wiederholen Sie das, bis die Teile klein genug sind, um sie zu schätzen und zuzuweisen. Ein praktischer Haltepunkt ist ein Arbeitsteil, das:

• einen Verantwortlichen hat (eine Person oder ein Team),
• etwas hervorbringt, das sich prüfen lässt, und
• in Ihren üblichen Berichtszyklus passt, zum Beispiel einige Tage bis zwei Wochen.

Die meisten Projekte brauchen nur drei oder vier Ebenen. Gehen Sie tiefer, machen Sie den Projektstrukturplan womöglich zu einer To-do-Liste, die sich während der Ausführung besser mit Teilaufgaben handhaben lässt.

4. Einträge klar benennen

Verwenden Sie Substantive für Liefergegenstände und kurze Verbalphrasen für Arbeitspakete: „Fliesen Bad 1“ oder „Bodenfliesen verlegen, Bad 1“. Vermeiden Sie vage Bezeichnungen wie „Sonstiges“ oder „Diverses“. Lässt sich ein Eintrag nicht klar benennen, ist meist der Umfang noch nicht klar, und darüber lohnt sich ein Gespräch, bevor die Arbeit beginnt.

5. Mit der 100-%-Regel prüfen

Gehen Sie jeden Zweig durch und stellen Sie zwei Fragen. Deckt die Arbeit unter diesem Eintrag alles ab, was der Eintrag verlangt? Steht hier etwas, das eigentlich außerhalb des Projekts liegt? Das ist ein guter Moment, die Menschen einzubeziehen, die die Arbeit ausführen. Sie bemerken fehlende Schritte wie Baustellenreinigung, Probeläufe, Dokumentation oder Schulung viel schneller als ein Planer, der allein arbeitet.

6. Verantwortliche, Schätzungen und ein Nummerierungsschema ergänzen

Geben Sie jedem Arbeitspaket einen Verantwortlichen und eine grobe Dauer. Viele Teams nummerieren die Einträge auch (1, 1.1, 1.1.1), damit sie sich in Besprechungen und Berichten leicht referenzieren lassen. Manche Teams führen zusätzlich ein kurzes WBS-Wörterbuch: ein bis zwei Zeilen pro Arbeitspaket, die beschreiben, was enthalten ist, was nicht und wie die Fertigstellung geprüft wird.

Beispiele für Projektstrukturpläne

Die folgenden Beispiele sind veranschaulichende Gliederungen, keine Vorlagen aus einem realen Projekt. Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihren eigenen Umfang an.

Bau: Ausbau einer kleinen Gewerbefläche

• 1. Vorbereitung: Bestandsaufnahme, Freigabe der Pläne, Genehmigungen, Materialbestellungen
• 2. Rückbau und Vorbereitung: Entkernung, Entsorgung, Schutz vorhandener Oberflächen
• 3. Gebäudetechnik: Elektro-Rohinstallation, Sanitär-Rohinstallation, Lüftungskanäle
• 4. Trennwände und Decken: Ständerwände, Beplankung, Unterkonstruktion der abgehängten Decke
• 5. Ausbau: Malerarbeiten, Bodenbeläge, Schreinerarbeiten, Elektro- und Sanitärfeininstallation
• 6. Übergabe: Mängelbeseitigung, Reinigung, Abnahmen, Dokumentation für den Kunden

Beachten Sie, dass Abnahmen und Übergabedokumente einen eigenen Zweig bekommen. Das sind die Punkte, die am häufigsten fehlen, wenn ein Terminplan aus dem Gedächtnis gezeichnet wird.

Betrieb im Gesundheitswesen: Eröffnung eines neuen ambulanten Behandlungsraums

• 1. Raumvorbereitung: Raumaufteilung, Möblierung, Reinigung und Beschilderung
• 2. Ausstattung: Beschaffung, Lieferung, Installation, Funktionsprüfungen
• 3. Personal: Dienstplanung, Rollenzuweisung, Einarbeitungstermine
• 4. Abläufe: Patientenfluss, Einrichtung der Terminbuchung, Routine zur Materialauffüllung
• 5. Inbetriebnahme: Begehung, Rückblick nach der ersten Woche, Liste offener Punkte

Bei einem Betriebsprojekt wie diesem hilft der Projektstrukturplan auch den verschiedenen Abteilungen zu erkennen, welche Teile genau in ihrer Verantwortung liegen. Das erleichtert die Planung der Übergaben zwischen Gebäudemanagement, Einkauf und klinischen Teams.

Kleinunternehmen: Start eines Onlineshops

• 1. Produktkatalog: Produktliste, Fotos, Beschreibungen, Preise
• 2. Shop-Einrichtung: Plattformwahl, Theme, Zahlungs- und Versandeinstellungen
• 3. Betrieb: Verpackung, Rückgaberichtlinie, Lagerverfolgung
• 4. Marketing: Start-E-Mail, Social-Media-Beiträge, Startangebot
• 5. Start und Rückblick: Testbestellungen, Go-live, Rückblick nach dem ersten Monat

Vom Projektstrukturplan zum Gantt-Diagramm

Ist der Projektstrukturplan abgestimmt, ist seine Überführung in einen Terminplan ein geradliniger Schritt:

• Einträge der obersten Ebene werden zu Aufgaben oder Phasen in Ihrem Plan, und Arbeitspakete werden zu Teilaufgaben darunter.
• Start- und Fälligkeitstermine ergänzen, anhand der gesammelten Schätzungen.
• Die Arbeit mit Abhängigkeiten verknüpfen. Nutzen Sie Ende-Anfang (FS), wenn ein Teil erst beginnen kann, wenn ein anderes endet, Anfang-Anfang (SS), wenn zwei Teile gemeinsam beginnen können, und Ende-Ende (FF), wenn zwei Teile gemeinsam abschließen müssen.
• Meilensteine setzen für wichtige Momente wie Genehmigungserteilung, Gerätelieferung oder Go-live.
• Verantwortliche zuweisen, damit jede Person sieht, was ihr gehört.

Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, auf Risiko und Budget zu schauen. Jeder Zweig des Projektstrukturplans ist ein natürlicher Ort, um zu fragen, was schiefgehen könnte und was es kostet, sodass Ihr Risikoregister und Ihre Budgetpositionen zur tatsächlichen Arbeit passen.

Häufige WBS-Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Zu tief gehen. Ein Projektstrukturplan mit Hunderten winziger Einträge ist schwer zu pflegen. Hören Sie bei den Arbeitspaketen auf und behandeln Sie das feine Detail als Teilaufgaben oder Tagesaufgaben.
• Personen oder Abteilungen statt Arbeit auflisten. „Elektriker“ ist kein Liefergegenstand. „Elektro-Rohinstallation“ ist einer.
• Die Projektmanagementarbeit vergessen. Besprechungen, Berichte, Freigaben und Übergabe kosten echte Zeit und gehören in den Plan.
• Allein erstellen. Die Menschen, die die Arbeit ausführen, kennen die Schritte. Eine kurze Prüfungsrunde mit ihnen deckt meist die größten Lücken auf.
• Nie aktualisieren. Ändert sich der Umfang, aktualisieren Sie zuerst den Projektstrukturplan, dann den Terminplan, damit beide synchron bleiben.

WBS-Checkliste

• Die oberste Ebene beschreibt ein klares, abgeschlossenes Ergebnis.
• Ebene eins ist einheitlich gegliedert, entweder nach Liefergegenständen oder nach Phasen.
• Jeder Zweig erfüllt die 100-%-Regel.
• Jedes Arbeitspaket hat einen Verantwortlichen und eine grobe Dauer.
• Abnahmen, Freigaben, Tests und Übergabe sind enthalten.
• Die Einträge sind klar benannt und nummeriert.
• Das Team, das die Arbeit ausführt, hat ihn geprüft.
• Er ist bereit, in Ihrem Terminplan zu Aufgaben, Teilaufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteinen zu werden.

Ein Projektstrukturplan kostet anfangs etwas Zeit, gibt Ihnen aber einen Plan, dem Sie vertrauen können: einen, bei dem Terminplan, Budget und Risiken auf dieselbe Arbeitsliste zurückgehen.