Critical-Path-Methode: So finden Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts (mit Beispiel)

Jedes Projekt hat eine Handvoll Aufgaben, die über den Endtermin entscheiden. Verschiebt sich eine davon um zwei Tage, verschiebt sich das ganze Projekt um zwei Tage. Andere Aufgaben haben etwas Luft und können sich bewegen, ohne dass es jemand bemerkt. Mit der Critical-Path-Methode (CPM) unterscheiden Sie beide Gruppen, bevor Sie der Zeitplan überrascht.

Diese Anleitung erklärt, was der kritische Pfad ist, wie Sie ihn Schritt für Schritt mit Vorwärts- und Rückwärtsrechnung finden, wie Sie Puffer lesen und wie Sie das Ergebnis nutzen, um Ihren Termin zu schützen. Ein durchgerechnetes Beispiel zeigt den gesamten Ablauf, dazu gibt es kurze Hinweise für Bau, Gesundheitsbetrieb und kleine Unternehmen.

Was ist der kritische Pfad?

Der kritische Pfad ist die längste Kette voneinander abhängiger Aufgaben vom Projektstart bis zum Projektende. Weil sie die längste Kette ist, entspricht ihre Gesamtdauer der kürzestmöglichen Projektdauer. Jede Verzögerung einer Aufgabe in dieser Kette verschiebt den Endtermin um denselben Betrag, sofern Sie den Plan nicht ändern.

Aufgaben auf dem kritischen Pfad haben null Puffer (auch Float oder Slack genannt). Puffer ist die Zeit, um die sich eine Aufgabe verzögern kann, ohne das Projektende zu verschieben. Aufgaben außerhalb des kritischen Pfads haben etwas Puffer, und genau deshalb müssen sie im Alltag weniger dringend beobachtet werden.

Wichtige Begriffe in einfachen Worten

• Dauer: wie viele Arbeitstage eine Aufgabe braucht.
• Abhängigkeit: eine Regel, die zwei Aufgaben verknüpft, zum Beispiel „Malerarbeiten beginnen, wenn der Trockenbau fertig ist" (Ende-Anfang).
• Frühester Anfang (ES) und frühestes Ende (EF): wann eine Aufgabe angesichts ihrer Vorgänger frühestens beginnen und enden kann.
• Spätester Anfang (LS) und spätestes Ende (LF): wann eine Aufgabe spätestens beginnen und enden kann, ohne das Projekt zu verzögern.
• Puffer: LS minus ES (oder LF minus EF). Null Puffer bedeutet, dass die Aufgabe kritisch ist.

Warum der kritische Pfad wichtig ist

• Er zeigt, worauf Sie sich konzentrieren sollten. Statt allen Aufgaben gleich hinterherzulaufen, beobachten Sie die wenigen, die den Endtermin tatsächlich bestimmen.
• Er liefert ehrliche Antworten zu Terminen. Will der Kunde das Projekt zwei Wochen früher, wissen Sie, welche Kette kürzer werden muss und um wie viel.
• Er zeigt, wo Sie Zeit leihen können. Aufgaben mit Puffer können kleine Verzögerungen auffangen oder warten, während das Team bei kritischer Arbeit hilft.
• Er erleichtert Gespräche über Änderungswünsche. Taucht eine neue Aufgabe auf, prüfen Sie, ob sie auf dem kritischen Pfad liegt, und sagen klar, was sie für den Endtermin bedeutet.

Den kritischen Pfad in 6 Schritten finden

1. Alle Aufgaben auflisten

Beginnen Sie mit Ihrem Projektstrukturplan: den Liefergegenständen, aufgeteilt in Aufgaben, die klein genug zum Schätzen sind. Halten Sie Aufgaben auf einer Ebene, auf der jeweils eine Person oder ein Team verantwortlich ist. Sehr große Aufgaben verbergen die echte Reihenfolge, sehr kleine machen das Netz schwer lesbar.

2. Dauern schätzen

Geben Sie jeder Aufgabe eine realistische Dauer in Arbeitstagen. Fragen Sie die Person, die die Arbeit erledigt, nicht nur die, die sie erledigt haben will. Ist eine Aufgabe unsicher, notieren Sie das; unsichere Aufgaben auf dem kritischen Pfad gehören in Ihr Risikoregister.

3. Abhängigkeiten abbilden

Notieren Sie für jede Aufgabe, was zuerst passieren muss. Die meisten Verknüpfungen sind Ende-Anfang (B beginnt, wenn A endet). Manche sind Anfang-Anfang (B kann beginnen, sobald A beginnt) oder Ende-Ende (B endet erst, nachdem A endet). Erfassen Sie nur echte Abhängigkeiten, also solche, die durch die Arbeit selbst, Material, Freigaben oder gemeinsame Teams entstehen. Eingebildete Abhängigkeiten lassen den Pfad länger erscheinen, als er ist.

4. Die Vorwärtsrechnung durchführen

Gehen Sie von der ersten zur letzten Aufgabe. Eine Aufgabe ohne Vorgänger beginnt an Tag 0. Für jede andere Aufgabe ist der früheste Anfang das späteste früheste Ende ihrer Vorgänger. Frühestes Ende ist frühester Anfang plus Dauer. Das größte früheste Ende am Schluss ist Ihre Projektdauer.

5. Die Rückwärtsrechnung durchführen

Gehen Sie nun von der letzten Aufgabe zurück zur ersten. Das späteste Ende der letzten Aufgabe entspricht der Projektdauer. Für jede andere Aufgabe ist das späteste Ende der früheste späteste Anfang unter den nachfolgenden Aufgaben. Spätester Anfang ist spätestes Ende minus Dauer.

6. Puffer berechnen und den Pfad markieren

Puffer ist spätester Anfang minus frühester Anfang. Jede Aufgabe mit null Puffer liegt auf dem kritischen Pfad. Verbinden Sie sie der Reihe nach, und Sie haben ihn. Manche Projekte haben mehr als einen kritischen Pfad oder eine „fast kritische" Kette mit nur ein oder zwei Tagen Puffer; behandeln Sie diese mit nahezu gleicher Aufmerksamkeit.

Durchgerechnetes Beispiel: ein kleiner Büroausbau

Die folgenden Zahlen sind ein erfundenes Beispiel, keine Daten aus einem echten Projekt. Ein Team baut ein kleines Büro aus. Die Dauern sind in Arbeitstagen angegeben, und alle Verknüpfungen sind Ende-Anfang.

• A. Bestandsaufnahme (2 Tage), kein Vorgänger
• B. Material bestellen (5 Tage), nach A
• C. Rückbau (3 Tage), nach A
• D. Elektro-Rohinstallation (4 Tage), nach C
• E. Sanitär-Rohinstallation (3 Tage), nach C
• F. Trockenbau (4 Tage), nach B, D und E
• G. Malerarbeiten (3 Tage), nach F
• H. Möbellieferung (2 Tage), nach B
• I. Endabnahme (1 Tag), nach G und H

Ergebnisse der Vorwärts- und Rückwärtsrechnung

Das Ergebnis lesen

Das Projekt dauert 17 Arbeitstage. Der kritische Pfad ist A, C, D, F, G, I: Bestandsaufnahme, Rückbau, Elektro-Rohinstallation, Trockenbau, Malerarbeiten und Endabnahme (2 + 3 + 4 + 4 + 3 + 1 = 17 Tage).

• Die Sanitär-Rohinstallation hat 1 Tag Puffer. Sie ist fast kritisch, daher wird ein kleiner Verzug dort schnell zur Projektverzögerung.
• Die Materialbestellung hat 2 Tage Puffer. Verspätet sich der Lieferant um mehr als zwei Tage, kann der Trockenbau nicht pünktlich beginnen, und der Pfad ändert sich.
• Die Möbellieferung hat 7 Tage Puffer. Sie lässt sich frei verschieben, was hilfreich ist, wenn ein Lieferfenster schwer zu bekommen ist.

Will der Kunde das Büro drei Tage früher, bringt es nichts, die Möbellieferung zu verkürzen. Das Team muss Aufgaben auf dem kritischen Pfad verkürzen, zum Beispiel mit einem zweiten Elektriker oder indem Malerarbeiten, wo die Arbeit es zulässt, mit dem Ende des Trockenbaus überlappen.

Ein Projekt mithilfe des kritischen Pfads verkürzen

• Crashing: Fügen Sie einer kritischen Aufgabe Personen, Geräte oder Überstunden hinzu, um ihre Dauer zu verkürzen. Das kostet meist mehr, prüfen Sie also zuerst Ihr Budget.
• Fast-Tracking: Führen Sie nacheinander geplante Aufgaben parallel aus, oft indem Sie eine Ende-Anfang-Verknüpfung in Anfang-Anfang ändern. Das spart Zeit, erhöht aber das Risiko von Nacharbeit.
• Abhängigkeiten erneut prüfen: Entfernen Sie Verknüpfungen, die Gewohnheiten statt echter Einschränkungen sind.
• Umfang reduzieren: Vereinbaren Sie, ein nicht wesentliches Ergebnis in eine spätere Phase zu verschieben.

Führen Sie nach jeder dieser Änderungen die Berechnungen erneut durch. Wird eine Kette kürzer, kann eine andere zum neuen kritischen Pfad werden.

Beispiele für den kritischen Pfad nach Teamtyp

Bau- und Außendienstteams

Abnahmen, Genehmigungen und Material mit langer Lieferzeit liegen oft auf oder nahe dem kritischen Pfad. Auch gemeinsame Teams zählen: Macht dasselbe Team Ständerwerk und Trockenbau, können diese Aufgaben nicht gleichzeitig laufen, selbst wenn die Pläne es erlauben würden. Fügen Sie diese Verknüpfung also hinzu.

Gesundheitsbetrieb

Bei Projekten wie dem Umzug einer Abteilung in ein neues Stockwerk oder der Einführung eines neuen Anmeldeprozesses bestimmen meist Personalschulung und Gerätebereitschaft den Starttermin. Freigaben mehrerer Abteilungen können unbemerkt zur längsten Kette werden; geben Sie daher jeder Freigabe eine eigene Aufgabe und Dauer.

Kleine Unternehmen

Bei einem Produkt- oder Website-Launch sind Lieferzeiten, Content-Erstellung und die finale Prüfung typische kritische Aufgaben. Inhaber erledigen oft mehrere Aufgaben selbst, sodass diese nacheinander statt parallel laufen. Planen Sie sie entsprechend.

Häufige Fehler beim kritischen Pfad

• Ihn einmal berechnen und nie wieder. Der Pfad ändert sich, wenn echte Termine eintreffen. Prüfen Sie ihn bei jedem Statusupdate erneut.
• Fast kritische Aufgaben ignorieren. Eine Aufgabe mit einem Tag Puffer verdient fast dieselbe Aufmerksamkeit wie eine kritische.
• Optimistische Dauern. Ein kritischer Pfad aus Best-Case-Schätzungen ergibt einen Endtermin, den niemand halten kann.
• Wartezeiten ohne Arbeit vergessen. Freigaben, Lieferungen, Trocknungszeiten und Kundenprüfungen kosten Kalenderzeit; nehmen Sie sie als Aufgaben auf.
• Personelle Engpässe übersehen. Ist eine Person für zwei Aufgaben verantwortlich, kann sie meist nicht beide gleichzeitig erledigen.

Den kritischen Pfad mit GanttMaster planen

In GanttMaster auf iPhone und iPad können Sie die obigen Schritte in einen funktionierenden Zeitplan verwandeln. Teilen Sie das Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben mit Start- und Enddatum auf und verknüpfen Sie sie über den Tab Dependencies jeder Aufgabe mit Ende-Anfang-, Anfang-Anfang- oder Ende-Ende-Abhängigkeiten.

Das interaktive Gantt-Diagramm zeichnet dann die verknüpften Balken, sodass die in der Vorwärts- und Rückwärtsrechnung ermittelte Kette auf einer Zeitachse sichtbar ist. Wenn Sie kritischen Aufgaben eine hohe Priorität geben, fallen sie in Aufgabenlisten sofort auf, und Projekt-Checkpoints wie „Abnahme bestanden" lassen sich als kurze Aufgaben hinzufügen, die mit der zugrunde liegenden Arbeit verknüpft sind.

Weisen Sie jede kritische Aufgabe einer Person oder einem Team zu, tragen Sie die unsicheren in die Karte Project Risks mit Verantwortlichem und Gegenmaßnahme ein und halten Sie die Kosten des Crashings in der Karte Budget sichtbar. Die Today-Ansicht mit Erinnerungen hilft den Verantwortlichen zu sehen, was jeden Tag fällig ist, und da es keine Zusatzkosten pro Teammitglied gibt, können alle, die am kritischen Pfad arbeiten, im Projekt sein.